Reuniones Eficientes

En entradas anteriores hemos hablado sobre Reuniones y hemos dado una serie de pautas para que una reunión termine cumpliendo los objetivos que se plantearon tratar en ella y no otros.
En esta entrada seguiremos hablando sobre reuniones y aquí explicaré lo que para mí, conlleva a una reunión con éxito y eficiente.

Todos estamos de acuerdo en que las reuniones en un grupo de trabajo son necesarias, ya que se tratan los posibles conflictos del grupo, cosa indispensable para que se trabaje mejor y con un buen ambiente. Por ello la reuniones deberían de ser obligatorias aunque conlleven muchos calentamientos de cabeza, y a pesar del coste de éstas si sumamos el salario por hora de cada persona que se reúne y lo multiplicamos por el número de horas que se está en la sala durante la reunión. Por ello, hay que tomar conciencia de que el tiempo es valioso para nuestro negocio.


Hay varios peligros en las reuniones: no hacerlas o hacer demasiadas; hacerlas muy cortas o muy largas; hablar de nada o hablar de todo. Como en casi todos los aspectos de un negocio, debemos de tratar de encontrar el equilibrio adecuado con el tiempo, y las reuniones de trabajo como dijimos anteriormente son clave para mantener a un grupo concentrado y dirigido hacia un mismo objetivo.

En toda reunión, para que tenga éxito se debe de cumplir:

1. Reúne a quien lo necesita

Hay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una excusa para socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que realmente lo necesitan o tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.

2. Decide y comunica el objetivo de la reunión con antelación
Es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar,esto ya lo hablamos en entradas anteriores. Habrá que hacerlo de breve y clara. Es muy importante decir y dejar claro cuál es el objetivo principal de la reunión. Esto muestra gran profesionalidad, además de ahorro de el tiempo de las personas que van a llevar a cabo la reunión. Permite, además, que los asistentes preparen con tiempo información adicional.

3. Permite que los asistentes den información de antemano
Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail o te comuniquen puntos adicionales que deseen tratar relacionados con el tema de la reunión o documentación clave que aporte valor. El objetivo es implicar a los asistentes días antes de que la reunión tenga lugar. De este modo no se toman decisiones precipitadas.

4. Mantente enfocado
Con esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y listas para cumplir objetivos. Aún así, es muy normal que durante una reunión surja la distracción y pasemos a otros temas menos importantes. Habrá que reconducir inmediatamente y  mantener la reunión en los puntos clave.

5. Agradece e informa
A la hora de cerrar la reunión, es importante agradecer la labor de los presentes en el caso de que se hayan cumplido los puntos anteriores, informar y tomar decisiones . Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones decididas.

En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Éste debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Esto hay que tenerlo siempre claro cuando vayamos a hacer alguna reunión.